Política de tratamiento de datos personales

Versión del 25 de septiembre de 2026.

Borrador. Los datos entre corchetes se completan antes de publicar esta versión.

1. Quién es el Responsable

Respecto de los datos de las personas que se registran en Kayuq, el Responsable del tratamiento es [nombre o razón social, NIT, domicilio], en adelante "Kayuq". Se le escribe a [correo de contacto].

Respecto de los datos de los proveedores que aparecen en la contabilidad de una empresa, Kayuq no es Responsable sino Encargado. Esa parte está explicada en la sección 7.

2. Qué datos tratamos de quien se registra

• El nombre completo, en partes, como aparece en la cédula.
• El correo, que es con lo que se entra al sistema.
• La contraseña, que guardamos cifrada y que nadie puede leer, ni siquiera nosotros.
• Las organizaciones a las que pertenece y el rol que tiene en cada una.
• Lo que hace dentro del sistema: cada acción que cambia algo queda en la bitácora con quién la hizo, cuándo, bajo qué organización y con qué rol.

3. Para qué

Para dejarlo entrar y saber qué puede ver y hacer; para registrar quién hizo cada cambio en una contabilidad, que es lo que permite reconstruir después quién aprobó qué; y para escribirle sobre el servicio. No vendemos ni cedemos estos datos, y no los usamos para publicidad.

4. Sus derechos

Como titular, y según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de que aceptó esta política; saber qué uso les damos; quejarse ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y pedir que los suprimamos cuando no exista un deber legal de conservarlos.

5. Cómo ejercerlos

Escríbanos a [correo de contacto] desde el correo con el que se registró. Una consulta se responde en máximo diez días hábiles y un reclamo en máximo quince, como disponen los artículos 14 y 15 de la Ley 1581. Si necesitamos más tiempo, se lo avisamos antes de que venza el plazo.

6. Lo que no se borra

Si usted pide que suprimamos sus datos, borramos todo menos su nombre completo. El nombre se queda porque es lo que hace rastreable una contabilidad: sin él, la aprobación de un comprobante no se puede atribuir a nadie, y las empresas tienen el deber legal de conservar sus libros. Su correo, sus sesiones y sus preferencias sí se borran. Le responderemos citando ese deber, y no le diremos que se borró algo que se conservó.

7. Los datos de los proveedores de una empresa

Los nombres y documentos de los proveedores que aparecen en la contabilidad de una empresa son de esa empresa, que es la Responsable. La organización contable los trata por cuenta de la empresa, y Kayuq por cuenta de la organización. Quien quiera pedir algo sobre esos datos debe dirigirse a la empresa. El procedimiento está en cómo pedir una degradación.

8. Dónde se guardan

Los datos se guardan en servidores fuera de Colombia, operados por Convex y Cloudflare, que los tratan por cuenta de Kayuq y bajo contrato. Ese contrato es el que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 para transmitir datos a un Encargado.

9. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Cada versión queda publicada con su fecha y su huella, y al registrarse queda registrado cuál versión leyó usted.